RO.CAS » Administration » Clubdaten verwalten
Allgemeine Hinweise zum Verwalten der Clubdaten
Club teilt sich in vier Navigationspunkte:
- Clubdaten verwalten
- Clublokal
- Zugriffsrechte
- Verlag
Clubdaten verwalten:
Hier werden alle Daten rund um Ihren Rotary Club verwaltet.
Das geschieht auf den einzelnen Seiten, die über die obenliegenden Karteireiter zu erreichen sind.
6 Bereich = 6 Reiter unterteilen "Clubdaten verwalten"
Allgemein: Kontakt und Chronikdaten, inkl. Vorwahl-Nummern des Clubgebietes (das wird für das Mitgliederverzeichnis benötigt), hier auch: Sekretariatsadresse, wie sie im Wochenbericht angedruckt wird. Die hier angegebenen Daten zu E-mail und Webseite wird auch auf dem Wochenbericht in der Fußzeile angezeigt.
Meetings: wichtige Einstellung der Wochentage und Zeiten der regulären Zusammenkünfte des Clubs. Was hier eingegeben ist, wird für die automatische Erstellung der Meetings-Termine für das ganz Jahr herangezogen: siehe Meetinggenerator Es erleichtert daher die Arbeit des Sekretärs immens, wenn hier die richtigen Daten stehen (siehe dazu Details: Meeting-Termine) Das Volltextfeld unter der Tabelle dient dazu, die Angaben für den Wochenbericht in Freiform einzugeben. Dieser Text erscheint auch im Mitgliederverzeichnis (das dicke Buch..)
Details hierzu: siehe speziellen Artikel zu "Meetings" hier
Kontaktclubs: Eintrag ergibt sich aus der Maske und bedarf keiner weiteren Erläuterung
Details hierzu: siehe speziellen Artikel zu "Kontaktclubs" hier
Historisches: die Eintragungen zu evtl. Governors des Clubs und Clubgründungen durch diesen Club (auch für die Redaktion des Mitgliederverzeichnisses benötigt)
Details hierzu: siehe speziellen Artikel zu "Historisches" hier
Bankverbindungen: für Andruck auf dem Wochenbericht.
Sekretariat: hiermit ist ein externes Sekretariat gemeint, das vom Club eingesetzt wird. Diese Adresse erscheint im MGV, wenn die Checkbox angeklickt ist. Sie kann auch ausgewählt werden als eine von drei möglichen Absenderadressen für den Postversand-Umschlag im Bereich Wochenberichte.
Details hier
Clublokal
Hier werden die Angaben zum Clublokal eingetragen. Es sind mehrere Clublokale eingebbar. ("beliebig" viele).
Details siehe Artikel hier
Zugriffsrechte
Hier stellt der Hauptadministrator im Club für einzelne Benutzer eingeschränkte Zugriffsrechte bereit. Dazu wird ein Benutzername und ein Passwort angelegt. Der Benutzername ist immer der Hauptname (=clubname) ´+ lfd Nr., also beispielsweise hattingen01 oder hattingen02 etc.
Das Passwort wird vom Administrator festgelegt. Die Berechtigungen lassen sich je Menüpunkt angeben. (Untermenüs). So lassen sich z.B. spezielle Rechte für den Vortragswart anlegen, damit dieser die Termine mit den richtigen Vortragsthemen pflegen kann.
Details dazu in den speziellen Artikeln zu "Zugriffsrechte":
Verlag
Dieser Menübereich dient der Abstimmung mit dem Verlag in Sachen Mitgliederverzeichnis und wird einmal jährlich im Frühjahr aktuell. Hier sind zwei Punkte wichtig:
- Einstellung Datenschutz für den gesamten Club: hier können Sie die Felder sperren, die für niemanden im Club gemeldet werden (Beispiel "keine Mobilnummern" oder "kene E-Mail"
- Freigabe der Daten für die Übernahme in das MGV (ca. Ende März/Anfang April jeden Jahres nach entsprechender Terminankündigung. Sobald die Checkbox "Datenfreigabe" geklickt wird, sind die Daten freigegeben für den Verlag. In der Endphase (letzte Tage vor Übernahme) ist die Checkbox nicht mehr widerrufbar. Notfreigaben gehen dann nur noch über den Provider (support-email an Henworx senden!). Damit soll verhindert werden, dass nach Freigabe noch Änderungen gemacht werden, die nicht mehr beim Verlag ankommen.
Wichtig: Die Vorschau in RO.CAS ist die einzige Ansicht darüber, was veröffentlicht wird. Es gibt keine Korrekturabzüge vom Verlag, die an Sie geschickt werden. Der Verlag druckt ohne weitere Korrekturen den Stand der Datenfreigabe. Der Sekretär allein ist für die Richtigkeit der Daten verantwortlich. Also immer und möglichst oft sich die Vorschau ansehen und den Clubmitgliedern zur Kenntnis geben. (weitere Details unter "Verlag")
Details dazu in den speziellen Artikeln zu "Verlag"
Meldungen an den Rotary-Verlag
Alle für das Mitgliederverzeichnis benötigte Club-Daten werden jeweils bei Änderungen an den Verlag gesandt. Der Clubsekretär (E-Mail = Club-Email) erhält eine Kopie der Meldung. Jedes Feld, das geändert wurde, wird angezeigt mit dem Merkmal (A). Das gilt auch für gelöschte Angaben. Dann sehen Sie nur ein leeres Feld mit (A). Das bedeutet: hier stand ein Text, der nun gelöscht worden ist.
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