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Präsenz - Erfassung der Meetingpräsenzen

Mit dem Reiter "Präsenz" öffnet sich das Eingabefenster für die Anwesenheit bei Meetings:

Befreit und Beurlaubt wird automatisch aus dem Datenbestand bzw. der Eingabe unter Präsenz Verwaltung in die Liste eingefügt. Es lässt sich hier nicht ändern, sondern nur unter Hauptmenüpunkt Präsenz Untermenüpunkt Präsenzbefreiung. (mit den Varianten Präsenzbefreiuung und Beurlaubung)

Anwesend bzw. mit Partner entsprechend der Einträge in der Präsenzliste aus Meetingunterlagen eingeben. Alle Werte werden dann automatisch verarbeitet. Es gibt keine weiteren Tätigkeiten in Sachen Präsenzauswertung oder Meldungen.

Bitte beachten Sie, dass hier nur die Werte für das reguläre Meeting eingegeben werden. Sonderveranstaltungen des Clubs oder andere Präsenzen (z.B. Auswärtspräsenzen) werden an anderer Stelle erfasst (Sonderveranstaltungen unter Termine, Auswärtspräsenzen unter Meeting/Präsenzverwaltung)

• aktueller Hinweis seit Version 2.4 (Nov. 2009): wenn ein ehemaliges Mitglied in der Liste erscheint, dann ist das Austrittsdatum nicht korrekt eingegeben. Seit Version 2.4 ist das wichtig, da ausgeschiedene Mitglieder nun korrekt berücksichtigt werden bei Präsenzen. Ändern Sie die Austrittsdaten bei diesen Mitgliedern, bereinigen Sie die Präsenzliste im Wochenbericht durch Löschen der Personen (Papierkorbsymbol) und speichern Sie danach die Präsenzerfassungsliste neu, um sie zu aktualisieren.

Die Auswertung der Präsenzen erfolgt gemäß den festgelegten Rotary-Regeln (Details dazu an anderer Stelle)

Änderung Befreit/Beurlaubt: Änderungen werden automatisch berücksichtigt, dh. beim nächsten Aufruf eines Wochenberichts wird die richtige Einstellung angezeigt.

Wofür ist der Papierkorb rechts neben Befreit/beurlaubt? Damit können Sie aufgeführte Mitglieder, die gar nicht mehr dazu gehören evtl. löschen. Umgekehrt können Sie fehlende Mitglieder hinzufügen, wenn Sie oben in der Kopfleiste das Aufklappmenü benutzen. Wenn der Wochenbericht angelegt wurde, bevor es eine Änderung (Eintritt oder Austritt) bei einem Mitglied gegeben hat, muss hiermit manuell die Änderung vollzogen werden.

Seit Version 2.4 werden hier auch Mitglieder angezeigt, die zwar als "ausgeschieden" unter Ehemalige geführt werden, deren Eintritts- oder Austrittsdatum nicht korrekt eingegeben wurden: ändern Sie den Wert auf den korrekten Datumswert mit tt.mm.jjjj

Zusatzpräsenzen: einzelne Zusatzpräsenzen können direkt im Wochenbericht erfasst werden und diese erscheinen auch unterhalb der Präsenztabelle: hier ein Muster.

Sie können zwar beliebig viele Zusatzpräsenzen so erfassen, aber wenn es mehr als 10 oder so sind, sprengen Sie den Rahmen der Darstellung im Wochenbericht. Fassen Sie bei Präsenzen von mehr als 5 Personen bei einer Veranstaltung diese zusammen in einer Sonderveranstaltung, die Sie anlegen. Dann machen Sie sich die Arbeit einfacher und den Bericht übersichtlicher.

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Hier eine typische Frage aus der Praxis:

Wir haben ab dem 26.01. ein neues Mitlgied, so ist es auch in RoCas eingepflegt. Nun taucht dieses Mitglied aber auch schon bei dem Protokoll des 19.01. auf und wird in der Präsenz mit berechnet. Das ist doch nicht korrekt, oder?

Antwort:

Sie können das neue Mitglied aus der Präsenztabelle des 19.1. löschen: klicken Sie auf das Papierkorbsymbol. Offensichtlich ist der Bericht für den 19.1. nach der Anlage des neuen Mitglieds begonnen worden. Beim allersten Aufruf des Berichts wird der aktuelle Mitgliederstand übernommen. Das lässt sich aber immer im Detail ändern, sowohl löschen (s.o.) als auch Hinzufügen (über der Liste gibt es dazu die Funktion "weiteres Mitglied hinzufügen". Im Aufklappfeld sehen Sie dann die nicht enthaltenen aber aktiven Mitglieder.

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