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ID #1012

RO.CAS Einführung for Beginners...

Hier eine kurze Einführung in die Teile von RO.CAS für den (neuen) Clubsekretär und Erläuterungen zu den Funktionen. Beachten Sie auch die Hinweise auf derzeit noch nicht realisierte Teile von RO.CAS.

Bevor Sie weiterlesen, lesen Sie den Artikel zu Sicherheit und Passwort: Dringender Sicherheitshinweis für Clubsekretäre

Neu: Ergänzend zu dieser Einführung gibt es das auch online als Video: hier klicken

Hinweis: bitte beachten Sie, dass nur neuere Browser (Firefox 1.5 und größer wird empfohlen) richtig funktionieren. Evtl. müssen Sie ein kostenloses Update herunterladen.

Wenn Sie RO.CAS starten und eingeloggt sind, sehen Sie die Hauptnavigation auf der linken Seite. Zu jedem Bereich gibt es dann eine Einteilung in Bereiche, die durch Reiter auf der Karteikarte gekennzeichnet sind. Am Anfang gehen Sie bitte mal alle Bereiche durch, um einen Überblick zu erhalten:

Hauptmenü

Die linke Spalte ist die Navigation in RO.CAS. Hier finden Sie die Hauptmenübereiche. Wenn Sie einen Hauptmenüpunkt anklicken, öffnet sich rechts das Startfenster des Hauptmenübereichs Gleichzeitig werden dazu die Untermenüpunkte dazu angezeigt.

Untermenüs zu den Hauptmenüs:

hier ein Beispiel. Klicken Sie den Hauptmenüpunkt Mitglieder an, dann öffnet sich der Punkt und zeigt die Untermenüpunkte.

Administration

Grunddaten für den Club eingeben
vor allem auch die Meetingsdaten: bitte die Eingabe mal ansehen. Hier sollen alle Varianten möglich sein. bitte prüfen, ob das reicht, ob es so plausibel ist.

Beachten: Sekretärs- und Sekretariatsadresse im Wochenbericht/im Mitgliederverzeichnis

Beachten: Zugriffsrechte regeln (hier können Unterbenutzer eingerichtet werden).

Vorstand
hier werden zunächst die im Club üblichen Ämter gepflegt: Vorstand Ämter. (man kann den Grundvorschlag ändern, indem man ankreuzt (was gebraucht wird) oder ergänzt durch neue, evtl. auch andere Bezeichnungen, die Reihenfolge ändert. danach den aktuellen Vorstand eingeben (vorher müssen allerdings Mitglieder eingegeben sein, damit man auswählen kann das gleiche gilt für Incoming Vorstand.

Mitglieder
Zentrale Datei, die ständig vom Club aktualisiert wird und auch als Grundlage für das gedruckte Mitgliederverzeichnis dient. Start des Bereichs immer über die Gesamtliste aller Mitglieder. Bearbeiten entweder durch "neues Mitglied anlegen" oder Bearbeiten eines vorhandenen Mitglieds durch Klick auf das Bearbeitungssymbol vor dem Namen.
Bearbeitung im Karteikartenmodus mit Aufteilung der Bereiche durch Reiter: Person, Privat, Beruf, Familie, Club: sollte weitgehend selbsterklärend sein.

Hierunter werden auch die Sonstigen Adressen erfasst: man kann damit auch für andere Empfänger des Wochenberichts oder von Club-E-Mails Adressen anlegen, die dann über das E-Mail-Modul versendet werden können.

Ehemalige Mitglieder werden ebenfalls hier separat behandelt (ein "Ehemalige" Datensatz ergibt sich aus dem Ausscheiden eines normalen Mitglieds aus dem Club, durch Tod oder Austritt.

Löschen von Mitgliedern: ist nicht vorgesehen, darf nicht erfolgen! Lediglich irrtümlich angelegte oder dopplete Datensätze können "gelöscht" werden. Sie werden allerdings nur deaktiviert und dem Zugriff in RO.CAS entzogen, notfalls aber vom Systemadministrator reaktivierbar.

Termine

Hier sind drei Terminarten von Clubveranstaltungen zusammengefasst:

  • Meetings
  • Sonderveranstaltungen
  • Vorstandsveranstaltungen

Zunächst sehen Sie die Gesamtübersicht aller Termine, wenn Sie auf den Hauptmenüpunkt Termine klicken: Sie können nun auf die einzelnen Gruppen umschalten: klicken Sie den Reiter, z.B. Meetings. Dann sehen Sie alle Meetings, zunächst mit der Zeitauswahl " kommende Termine". Oben in der Kopfzeil steht rechts: neues Meeting anlegen. Damit erstellen Sie weitere Termine (gilt für die anderen Kategorien analog)


Meeting anlegen: Hier kann man Termine für die "regulären Zusammentreffen" anlegen oder ändern. (die Generierung aller Jahrestermine per Meetinggenerator erfolgt anhand der Eingaben unter Club automatisch am Jahresanfang, d.h. für jede Rotary-Woche wird ein Meeting-Termin erzeugt. Der wird dann hier angepasst/ausgefüllt mit Thema/Programm oder evtl. auch Vermerk "fällt aus", falls Feiertag o.ä. (Meetings werden nach Wochen bezeichnet, nicht mehr nach lfd Nummer der Meetings. Damit haben alle Clubs in der selben Woche die selbe Meeting-Bezeichnung: Woche 22, Bericht zum Meeting der Woche 22.

Meeting Unterlagen: Interessant und zweckmäßig: der Bereich hier erstellt man die Vorlagen in gedruckter Form, die Präsident und Sekretär zum Meeting benötigen: Die Meeting Unterlagen werden als pdf generiert und enthalten die Besprechungspunkte für das Meeting, die Geburtstagsliste, die Terminliste und Raum für handschriftliche Ergänzungen last minute. Hier sollten Sekretär und Präsident gemeinsam sammeln, was für das nächste Meeting gemacht weden sollte, kann auch eine Kommunikationsform zwischen beiden sein (z.B. Hinweis: Neumitglied X. wird aufgenommen, bitte entsprechend vorbereiten und Rotary-Nadel sowie sonstige Unterlagen bereit hatlen). Das zweite Blatt ist ein Formular für die handschriftliche Erfassung der Präsenzen lt. aktuellem Mitgliedsbestand und Status der Mitglieder (Beurlaubung/Präsenzbefreiung) Am besten mal ausfüllen und die beiden Papiere ausdrucken.. Details siehe hier

Meetingsgenerator: hiermit lassen sich für einen Zeitraum alle Termine gemäßt den Eingaben unter Administration eine Serie von Meetingterminen anlegen. Dies dient nur zum Erleichtern der Arbeit des Sekretärs, kann jederzeit für einen beliebigen Zeitpunkt gemacht  werden (anstelle manueller Anlage eines Meetingtermins) Achtung: klappt nicht, wenn bei Administration/Clubs/Meetings nicht ein klarer Wochentag steht: Montag Dienstag, nicht Dienstags oder Di. siehe auch: Meetinggenerator

Sonderveranstalungen und Vorstandsveranstaltungen
neben den Meetings (offiziell: Reguläre Zusammentreffen) gibt es in allen Clubs Sonderveranstaltungen.

Zu Sonderterminen kann man eine Anmeldung "erwünschen": dann den Sondertermin als "Anmeldepflichtig" kennezeichnen. In RO.WEB erscheint dann ein Anmeldedialog im Internet.

und Vorstandsveranstaltungen (inkl. Ausschüsse). Dies wird hier angelegt und bearbeitet. Dazu wird hier auch die Präsenzerfassung zu diesen Veranstaltungen vorgenommen (siehe im Kapitel Präsenz weiter unten und spezieller Artikel hier)

Die Terminliste ist gleichzeit auch die Ansicht im Internet über die Clubtermine. Ob ein Termin dort angezeigt wird, ist beim Termin selbst regelbar. Darüber hinaus auch, wenn dieser Termin von Interesse für den gesamten Distrikt ist: dann erscheint dieser Termin unter einer Liste der Termine Clubs aus dem Distrikt. (z.B. Werbung für ein Benefizkonzert, 40-jährige Charterfeier, Benefizgolf-Turnier.) (Anzeige der Termine nur in Distriktweiten Content-Management-Systemen möglich)

Wochenberichte

Startet mit der Jahrestabelle aller Wochen: PDF-Symbol farbig: Bericht ist im Archiv, PDF-Symbol grau: noch kein Bericht vorhanden. Über Zeitraum auswählen können dann auch die Vorjahre aus dem Archiv ausgewählt werden (derzeit noch leer...). Klicken auf ein pdf-Symbol öffnet den Bericht.

Anlegen: ist das Hauptmodul: hier wird der Wochenbericht geschrieben und veröffentlicht. 8 Reiter teilt die Arbeit in 8 Bereiche auf: Meeting:Auswahl des zu bearbeitenden Meetings. (Es muss also vorher ein Termin für ein Meeting angelegt sein, ein Bericht ohne Termin geht nicht). Auswahl aus dem Datum-Aufklappmenü)

Referent: Bild und Bildunterschrift für eine Illustration zum Vortrag. Das kann der Referent sein, eine Abbildung aus seinem Vortrag oder, wenn es ein Meeting mit einem Programm "Besichtigung" ist, ein Bild von der Veranstaltung. Hier ist man also völlig frei. Das Bild wird automatisch auf die Spaltenbreite reduziert.

Programm: hiermit ist das Protokoll über den Vortrag oder die Veranstaltung gemeint (der Begriff wird in den Clubs unterschiedlich benutzt). Also hier den Bericht des Berichterstatters. Er erscheint an erster Position des Wochenberichts (da dies die Essenz eines Meetings ist, nicht etwas die Präsenzliste!). Die Textmenge ist  nicht beschränkt und der Seitenumbruch erfolgt auf allen Seiten automatisch. Der Bericht über das Programm wird in vielen Clubs von Berichterstattern geschrieben und vom Sekretär nur in den Bericht eingefügt. Das ist hiermit einfach möglich. Es gibt mehrere Varianten des Layouts: Details hier


Regularien: ein separater Textblock, der die Regularien und organisatorischen Hinweise aufnimmt. Dies wird i.d.R. vom Clubsekretär verfasst. Die Textmenge ist derzeit auf den unteren Teil der Hauptspalte auf der ersten Seite beschränkt. Falls es mehr Text gibt, der zum Bereich Regularien gehört, diesen unter Sonstiges auf die 2. Seite oder unter Weiteres auf die 3. Seite ff. bringen (siehe da).
Beschränken Sie die Textmenge auf ca. die Hälfte bis 2/3 der Hauptspalte. Das sind ca. 1500 - 2500 Anschläge, oder rund 20-30 Zeilen. je nach Formatierung und Leerzeilen zwischen den Punkte...

Sonstiges: beschreibt einen Extra-Textbereich nach dem Kapitel "Programm" des Wochenberichts, unter den alles andere passt, was mitteilenswert ist. Oft auch eine Fortsetzung der auf die Seite 1 beschränkten Regularien.

Präsenzen: hier werden die Präsenzen des jeweiligen Meetings erfasst. Beim ersten Aufruf des Wochberichts zu diesem Datum wird eine aktuelle Präsenztabelle erzeugt, die aus dem aktuellen Mitgliederstand abgeleitet wird. Neue Mitglieder für dieses Meeting möglichst vorher anlegen, ausgeschiedene möglichst vorher entsprechend bearbeiten. Dann erspart man sich Änderungsarbeit an der Präsenzliste. Hier wird nur durch Kreuzchen die Anwesenheit eingegeben, sowohl für das Mitglied als auch für Partner, falls dies ein Meeting mit Partnerteilnahme war. Die Angaben zur Beurlaubung und Präsenzbefreiuung sind hier nicht änderbar, sondern nur nachrichtlich.
Die Präsenzen werden in einer Tabelle am Ende der zweiten Seite angezeigt. Sie enthält nur die Präsenzen zum jeweiligen Meeting.

Zusatzpräsenzen: hierunter werden einzelne (z.B. Auswärtsporäsenzen) erfasst. Gruppentermine zu einer Sonderveranstaltung oder Vorstandsveranstaltung werden separat unter Präsenzen erfasst

Gäste: zum Erfassen von Gästen. Falls Rotarier: inkl. Club (für evtl. Präsenzabstimmungen zwischen Nachbarclubs)-


Weiteres: ist eine Erweiterung des Berichts nach dem Bereich Sonstiges. Hier können beliebig lange Erweiterungstexte und Mitteilungen eingefügt werden. Ein Seitenumbruch erfolgt automatisch. (Hinweis: sonstige Dokumente, wie z.B. eine Präsentation in PowerPoint wird als Anlage zum Bericht beim Versand hinzugefügt, falls gewünscht, dazu hier nur ein Hinweis)

Newsletter Normal: Reihenfolge der Berichtsteile:

Seite 1:

Programm (Teil 1), automatischer Umbruch auf Seite 2, Platz wird durch Regularien bestimmt.
Regularien (begrenzt auf 2/3 der 1. Seite, keine Automatik, Fehler bei zu langen Texten)

Seite 2:
Präsenztabelle (Kopfbereich der Seite 2)
Fortsetzung Programm.

dann in dieser Reihenfolge:
Sonstiges
Weiteres
Clubtermine (Terminliste des eigenen Clubs und der Nachbarclubs)



Vorschau: auf dem Reiter Meeting innerhalb von Wochenbericht , zeigt Ihnen, wie der Bericht in gedruckter Form als PDF aussieht. Das sollte für die Aufteilung der ersten Seite herangezogen werden, um ein ausgewogenes Verhältnis der Textblöcke zu erreichen.

Weiteres zum Druckformat Wochenbericht an anderer Stelle.

Versenden: hierüber wird der Versand inkl. eines Anschreibens geregelt. Dabei stehen fertige E-Mail-Sets (Gruppen) zur Verfügung. (Bereich dpräsenzerzeit noch nicht ganz fertig.)

Archiv: In Listenform alle Wochenberichte des jeweiligen Jahres inkl. PDF-Symbol zum Aufruf des Berichts.

Allgemeine Einstellungen: Hier Auswahl unterschiedlicher Layout-Varianten, (derzeit gibt es drei Varianten: Newsletter, Newsletter EASY, Testversion.) Farbversion, Anzahl der Terminanzeigen zukünftiger Termine, Auswahl der Nachbarclubs, deren Termine automatisch im Bericht aufgeführt wird (funktioniert nur, wenn diese auch mit RO.CAS arbeiten), Termine mit Ortsangabe und Protokollant optional einstellbar.

Speichern und Veröffentlichen: in der Unterzeile: regelt genau das: Ein Bericht kann jederzeit korrigiert werden, dazu geparkt werden (d.h. aus der Veröffentlichung im Club und im Distrikt zurückgenommen werden, nach Änderung dann wieder veröffentlicht werden.

E-Mail (Gruppen-E-mail und Termin-E-Mail)

dieser Bereich erlaubt das Generieren von E-Mail Gruppen aus den Mitgliederadressen und anderer Adressen. Damit ist ein einfaches Versenden von E-Mails an Gruppen im Club möglich.

Außerdem können hier E-Mails schnell und einfach erstellt werden - einfacher, als mit dem üblichen E-Mail-Client. Ganz besonders wichtig ist die zusätzliche Sicherheit, die das System bietet (Vermeidung von offenen E-Mail-Listen, Quelle für Spam-Mißbrauch)

Als Termin-E-Mail können hier zu einem Sonderveranstaltungstermin die Mitglieder nach Anmeldestatus getrennt angeschrieben werden: vor allem Erinnerung an die noch nicht gemeldeten, aber auch Infos für die Angemeldenten oder für die Abgemeldeten.


Präsenz

Präsenzerfassung für Sonder- und Vorstandsveranstaltungen:  Sie sehen zunächst die Liste aller Sonderveranstaltungen bzw. Vorstandsveranstaltungen und können dann die Teilnehmerliste benutzen (klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol vor der Zeile), um die Teilnahme und Präsenzen einzugeben. Dabei können auch die teilnehmenden Partner eingegeben werden.

Hinweis: Zusatzpräsenzen (damit sind einzelne z.B. Auswärtspräsenzen gemeint) werden im Wochenbericht unter dem entsprechenden Reiter erfasst.

Extrapräsenz Übersicht: dient zum Abrufen der PDF-Liste aller Extrapräsenzen der Clubmitglieder für eine bestimmten (wählbaren) Zeitraum. Diese Liste sollte den Mitgliedern per E-Mail geschickt werden - z.B. einmal monatlich.

Präsenzbefreiung: hier werden die Daten in Sachen Präsenzen für die einzelnen Mitglieder verwaltet: Präsenzbefreiung (eintragbar mit von..bis-Datum) Beurlaubungen (eintragbar mit von...bis-Datum). Alles, was hier eingetragen wird, wird bei der Präsenzberechnung berücksichtigt.

Club Präsenzauswertung: Statistischsche Darstellung der Präsenzen im Club, aufgeteilt auf alle Meetings: Liste aller Meetings mit Präsenzwerten (Meetingspräsenz und Wochenpräsenz) und Monatsübersicht (Clubwert gesamt je Monat = Wert für die Distriktsgesamtzusammenstellung)

Mitglied Präsenzauswertungen: Clubübersichtsliste und Einzelaufstellung je Mitglied für Monate, Quartale oder Halbjahre, sowie Gesamt.

Allgemeine Einstellungen (zu Präsenz...): hier stellt man den Zeitraum ein, in dem Extrapräsenzen bei der Präsenzrechnung berücksichtigt werden. Voreingestellt ist 2 Wochen vor und 2 Wochen nach dem Meeting. Die Einstellung 52 - 52 bedeutet: alle Meetingtermine werden berücksichtigt, vom 1.7. bis zum 30.6. des laufenden rotarischen Jahres.

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