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Neues Meeting anlegen/Meeting berarbeiten
Vorab ein beliebter Fehler: man vergisst, den Termin zu veröffentlichen! (Häkchen setzen). Dann fehlt er in der Terminliste und die Präsenzen werden nicht berücksichtigt.
Meetings anlegen: mit Meeting-Generator für das halbe oder gesamte Jahr im Voraus oder manuell anlegen.
Im Hauptmenübereich Termine und dem Reiter "Meetings" können neue Meetingstermine erstellt werden: klicken Sie auf den Link -> neues Meeting anlegen
Achtung: NUR EIN MEETING PRO WOCHE - wichtiger Hinweis zur Anlage von Meetings. Geben Sie i.d.R. nie zwei Termine als "Meeting" in einer Woche (RW) an. Es gibt nur ein reguläres Zusammentreffen. Alle anderen Termine sind "Sonderveranstaltungen". Bitte diese unter "Termine/Sonderveranstaltungen" eingeben. Das hat sonst Auswirkungen auf die Präsenzrechnungen.
Problem hier: wenn der Club an zwei verschiedenen Wochentagen Meetings hat und diese dann die identische RW haben: beachten Sie dazu den speziellen Artikel "Wechselnde Meetingstage"
Automatische Generierung von Meeting-Terminen: RO.CAS kann die gesamten Meeting-Termine eines Jahres "durch Knopfdruck" zu erzeugen: beachten Sie dazu den detaillieten Artikel zum Menüpunkt "Meetinggenerator".
Uhrzeitformat: Der Meetinggenerator legt die Uhrzeit im Format 13:00 an, ohne Ergänzung. Es empfiehlt sich, dieses Format auch bei anderen Terminen zu benutzen, um eine einheitlich Darstellung zu finden. Also: z.B. 13:00 - 14:30 u.a. Das Feld ist nicht zwangsformatiert, damit man dort auch andere Eintragungen vornehmen kann, z.B. bei Clubfahrten das bis-Datum. Dann sollte dort nur der Tag und der Monat stehen, nicht mehr das Jahr, also so: 13.3.2010 -14.3.
Bitte korrigieren Sie die automatisch nicht erzeugbaren Varianten (vor allem die Handhabung des letzten Meetings im Monat kann nicht immer richtig dargestellt werden.
Die Eingabe auf der Karteikarte sieht so aus:
Erläuterungen dazu:
Termin findet statt Hier ein regulärer Termin als ausfallender Termin gekennzeichnet werden. Normalerweise werden alle Meetingstermine eines Jahres automatisch erzeugt: gemäß den Eingaben unter Club/Meeting erzeugt RO.CAS eine Liste der Meetings für das ganze Jahr im Voraus (Hinweis: Funktion derzeit noch nicht vorhanden). Daher ist es erforderlich, den angelegten Termin evtl. wegen eines Feiertages oder anderer Grün de als "findet nicht statt" zu kennzeichen. Der Termin erhält dann in der Liste den Status "fällt aus", dargestellt durch ein X. (Stattfindende Termine haben das Symbol Häkchen).
Datum: bitte beachten - das Datum muss korrekt mit vierstelliger Jahreszahl eingegeben werden. Gibt es Eingabefehler, erscheint das Datum in rot - es lässt sich nicht abspeichern, bis ein korrektes Datum eingegeben wird. Also: 2.1.2007 statt 2.1.07
Ort: Ort des Meetings wird auch in der Terminliste und den Termindetails auf der Clubwebseite angezeigt. Bitte entsprechend eintragen.
Thema des Vortrags: (max 50 Zeichen!) dieser Eintrag erscheint so, wie hier eingegeben in der Terminübersicht im Internet auf der Webseite und als Überschrift im Wochenbericht. Daher ist hier sorgfältig auf eine richtige Bezeichnung und Schreibweise zu achten.
Aus Platzgründen u.a. im Wochenbericht: bitte maximal 50 Zeichen für die Bezeichnung des Themas. Sonst läuft die Zeile über (es gibt im Wochenbericht aus gestalterischen Gründen keinen Zeilenumbruch für die Überschrift mit dem Vortrags-/Programmthema
Die Beschreibung dient der Erläuterung im Internet im Terminkalender. Hier gibt man normalen Text ein. Möchte man mehr dort machen, kann man auch Links und Bilder einfügen: dazu bitte den speziellen Artikel beachten, wie das geht: hier klicken
Vorsitz: Dieser Eintrag dient vor allem archivarischen Gründen: im Jahresbericht wird zu jedem Meeting der Vorsitz aufgeführt. (Jahresbericht ist noch nicht fertiggestellt, folgt später). Gelichz
Referent (falls vorhanden) wird hier eingegeben, getrennt nach Vornamen und Nachnamen (damit man später eine Referentenliste nach Namen sortiert erstellen kann). Er erscheint im Inernet in der Liste und in der Detailansicht bei RO.WEB. Im Wochenbericht erscheint der Name des Referenten fettgedruckt als erste Postion im Texteil mit Doppelpunkt
Anmeldehinweis: dient für Details zur Anmeldung zu Terminen. (Funktion folgt später)
Anmeldungen zu Meetings: siehe ganz unten in diesem Artikel
Veröffentlichen-Checkbox: Anzeige im Wochenbericht, auf der Webseite Meetingunterlagen!): nur wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, erscheint der Termin im Wochenbericht (Terminliste), in den Meetingsunterlagen und auf der Internetseite. Damit kann ein Termin durchaus schon geplant und vorbereitet werden, wenn die Details aber noch nicht endgültig sind, ist es besser, den Termin nicht zu veröffentlichen. (Ein kritischer Kontrollblick auf die Webseite sollte immer gemacht werden, um den Terminkalender stimmig zu haben)
Speichern: tut genau das.. Bei erfolgreicher Speicherung springt das Programm in die Listenansicht. (bitte beachten: bei Fehleingaben kommt keine Bestätigung, sondern Anzeige des falschen Feldes in ROT)
Löschen: (VORSICHT!) ein Meetingstermin, der irrtümlich angelegt wurde, lässt sich auch löschen. Allerdings hat dies auch Auswirkungen auf Präsenzübersichten und Wochenberichte: nur wirklich falsche oder noch nicht bearbeitete Meetings dürfen gelöscht werden.
Einige Besonderheiten zur Anlage von Meetings und Sonderveranstaltungen wird an anderer Stelle dargestellt. Dazu gehören auch die Handhabung von Stallwachen etc. Dies ist insbesondere ein Aspekt für die Erfassung von Präsenzen (reguläre und zusätzliche).
Stallwachen sollten, soweit hier nur kurz, in der Regel als Sonderveanstaltung betrachtet werden. Die Präsenzerfasssung sollte beim Haupttermin erfolgen (auch aus Praktibilitätsgründen) Dann kann man die Anwesenheit bei der Stallwache entweder in einer eigenen Präsenzliste einer Sonderveranstaltung aufnehmen (sinnvoll bei einer größeren Anzahl von Teilnehmer, was allerdings nicht Sinn einer Stallwache ist) oder einzeln eingeben, wen 1-3 Mitglieder die Stallwache führen. Alternativ kann man auch die Anwesenheit zur Stallwache im Hauptmeeting "ankreuzen", wenn die Mitglieder nicht doppelt anwesend sind und dafür einen kurzen Textvermerk in den Regularien einfügen.
Häufige Fragen zu Meetings: Anmeldungen...
Wie kann man eine Anmeldeliste für ein Meeting erstellen? Das geht, dazu gibt es einen speziellen Artikel hier in der Hilfe, wie man eine separate Anmeldeliste zu Termine erstellen kann:http://ro-cas.de/help/index.php?action=artikel&cat=58&id=631
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