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Hinweise zum Verwalten der Mitgliederdaten
Hauptmenü-Bereich Mitglied führt in die Mitgliederverwaltung und öffnet direkt in der Übersichtsliste des Clubs. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol vor der Zeile eines Mitglieds, um bestehende Daten zu ändern oder klicken Sie rechts oben auf "neues Mitglied anlegen", um Daten für ein neues Mitglied einzugeben.
Neu seit V 2.3 (27.8.09): hinter der Zeile befindet sich ein Papierkorb, mit dem ein fälschlich oder doppelt eingegebener Datensatz gelöscht werden kann. (nicht für Austritt oder Tod benutzen: dafür unter dem Reiter Club die Funktion Ausgeschieden und Grund wählen!)
Mitgliederdaten sind das Herz der Clubverwaltung.
Sie können hier:
im Bereich Mitglieder verwalten:
- neue Mitglieder anlegen (klicken Sie auf der Listenansicht oben links)
Daten zu den Mitgliedern eingeben (zweistufige Eingabe, siehe "Person") - ändern der Daten von bestehenden Mitgliedern
- Bilder der Mitglieder und ihrer Ehepartner/Lebensgefährten zuordnen
- Datenschutz zu einzelnen Mitgliedern feldweise entscheiden (Buchsymbol auf der Karteiansicht der Mitgliedsdaten: ausgeklickt verhindert Veröffentlichung im gedruckten Mitgliederverzeichnis des Verlages.
im Bereich Datenfreigabe für Mitgliederverzeichnis: (siehe auch: Freigabe Datenfelder für Verlag)
- Datenschutz zur Veröffentlichung eingeben: pauschal für alle Mitglieder. Hier kann detailliert festgelegt werden, welche Daten wie (und ob) veröffentlicht werden. Damit sind die Belange des Datenschutzes gewährleistet. Bitte beachten Sie, dass Sie zusätzlich eine ausdrückliche Zustimmung von jedem Mitglied benötigen, dass es mit der Speicherung und Veröffentlichung der Daten einverstanden ist.
- (Hierzu gibt es ein Datenblatt zum Ausdruck der Daten mit Korrekturmöglichkeit und Einverständniserklärung des Mitglieds:
Das Datenblatt finden Sie unter: Mitglied/Listen Reiter Stammdatenblatt. Drucken Sie die PDFs aller Mitglieder (oder einzelner) aus und legen diese zur Unterschrift vor. Das Stammdatenblatt sollte dauerhaft als Nachweis aufgewahrt werden.)
Details auf der speziellen Seite hierzu: hier klicken
Alles ist übersichtlich geordnet in die Reiter-Bereiche auf der Karteiansicht in
Person
Angaben zum Namen, Geburtsdatum, Fremdsprachen, Bild (Erläuterung zu Präfix: damit sind Namensbestandteile vor dem Hauptnamen gemeint, wie z.B. von oder van de. Da diese Daten nicht zum Sortierfeld Nachname gehören, werden sie separat eingegeben. Weitere Details finden Sie hier
Privat
Adresse und Kommunikationsdaten der privaten Ebene des Mitglieds
Beruf
Institution/Arbeitsstelle, Berufliche Position, und Adress/Kommunikationsdaten
Familie:
Angaben zum Ehepartner/Lebensgefährten und den Kindern
Club
die Rotary-Club-Daten und die Abo-Nr des Rotary-Verlag in Hamburg (wird automatisch vergeben, bitte nicht selbst eingeben.
Bankkonto
Kontodaten für interne Abwicklung von Lastschrifteinzug.
Bitte beachten: alle Daten mit dem Buchsymbol werden entsprechend den Eingaben hier in das Jahres-Mitgliederverzeichnis des Rotary-Verlag, Hamburg übernommen. Prüfen Sie besonders genau, was hier eingegeben ist. weitere Details dazu finden Sie hier: Hinweise zum Verwalten der Mitgliederdaten
Von hier aus: die nächsten Schritte
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